Закупки

Закупки — это критически важная функция как в государственном, так и в частном секторах, которая в широком смысле относится к процессу приобретения товаров, услуг или работ из внешних источников. Часто интегрированные в управление цепочками поставок, закупки включают такие виды деятельности, как оценка потребностей, выбор поставщиков, переговоры, управление контрактами и закупочная деятельность — каждая из которых призвана обеспечить получение ресурсов организации экономически эффективным, своевременным и результативным образом.

Ключевые компоненты закупок

Оценка потребностей

Этап оценки потребностей является начальным и одним из наиболее важных шагов в процессе закупок. Здесь организация определяет, что необходимо закупить. Это может включать детальное исследование рынка, консультации с внутренними заинтересованными сторонами и анализ тенденций. Цель состоит в понимании конкретных требований к продукту или услуге, включая количество, качество и сроки поставки.

Выбор поставщиков

После четкого определения потребностей следующим шагом является выявление и оценка потенциальных поставщиков. Это включает выдачу запросов предложений (RFP), запросов котировок (RFQ) или приглашений к участию в тендере (ITT) для получения предложений от поставщиков. Ключевые критерии оценки обычно включают стоимость, качество, надежность и историю прошлых показателей. Цель — найти поставщика, который может удовлетворить потребности организации по выгодной цене.

Переговоры

Переговоры являются ключевой частью закупок, при которых окончательно определяются условия контракта, ценообразование, сроки поставки и другие важные аспекты. Эффективные переговоры могут привести к экономии затрат, лучшим условиям и более прочным отношениям с поставщиками.

Управление контрактами

Управление контрактами начинается после подписания контракта с поставщиком. Оно включает управление исполнением контракта для обеспечения соблюдения его условий. Это может включать регулярные проверки эффективности, мониторинг поставок и управление любыми изменениями или спорами, которые возникают.

Закупочная деятельность

Закупочная деятельность — это акт размещения заказов и осуществления платежей на основе условий контракта. Она включает такие виды деятельности, как создание заказов на покупку, получение товаров и услуг и обеспечение эффективной обработки платежей.

Типы закупок

Прямые закупки

Прямые закупки включают приобретение товаров и услуг, которые непосредственно используются в основной деятельности организации. Это включает сырье, компоненты и детали, используемые в производственных процессах. Например, производитель автомобилей, закупающий сталь и электронику для своих транспортных средств.

Косвенные закупки

Косвенные закупки относятся к приобретению товаров и услуг, которые не связаны напрямую с основной деятельностью, но необходимы для функционирования организации. Это может включать офисные принадлежности, услуги по обслуживанию или коммунальные услуги.

Закупка услуг

Закупка услуг сосредоточена на получении специализированных услуг от внешних поставщиков. Это может варьироваться от ИТ-услуг до консалтинга, маркетинга и услуг по уборке.

Государственные закупки

Государственные закупки — это процесс, посредством которого государственные организации приобретают товары, услуги и работы. Это часто подлежит строгим правилам и надзору для обеспечения прозрачности, справедливости и соблюдения целей государственной политики.

Закупки в финтехе

Закупки в финтехе (финансовых технологиях) включают приобретение технологий, программного обеспечения и услуг, которые обеспечивают предоставление финансовых услуг через цифровые платформы. Ключевые соображения здесь могут включать кибербезопасность, соблюдение нормативных требований и масштабируемость технологических решений.

Процесс закупок:

  1. Определение потребности: Первый шаг — определить организационную потребность в товарах или услугах.

  2. Спецификация и планирование: Четко определить спецификации и спланировать процесс закупок, включая сроки и необходимые ресурсы.

  3. Определение и предварительная квалификация поставщиков: Составить список потенциальных поставщиков и провести предварительную квалификацию на основе критериев, таких как мощность, качество и финансовая стабильность.

  4. Запрос предложений: Выдать RFP, RFQ или ITT для получения предложений или котировок от предварительно квалифицированных поставщиков.

  5. Оценка и выбор: Оценить полученные предложения на основе заранее определенных критериев и выбрать лучшего поставщика.

  6. Переговоры и заключение контрактов: Провести переговоры с выбранными поставщиками и формально заключить контракт.

  7. Управление контрактами: Администрировать контракт, контролировать поставки и эффективность и управлять любыми спорами.

  8. Заказ на покупку и одобрение заявок: Выполнить заказы на покупку и получить необходимые внутренние разрешения для обработки платежей.

  9. Поставка и проверка: Контролировать поставку товаров/услуг и проверять, чтобы они соответствовали стандартам качества.

  10. Обработка платежей и ведение учета: Обработать платеж в соответствии с условиями и вести подробные записи для аудита и будущих ссылок.

Управление отношениями с поставщиками (SRM)

Эффективные закупки включают не только транзакционные отношения, но и постоянные отношения с поставщиками. Здесь вступает в игру управление отношениями с поставщиками (SRM):

Технологии в закупках

Современные закупки в значительной степени опираются на технологии для повышения эффективности и прозрачности.

Электронные закупки

Электронные закупки относятся к использованию онлайн-систем и программного обеспечения для проведения процессов закупок. Это включает электронные торговые площадки, платформы для электронных аукционов и программные решения для закупок.

Блокчейн в закупках

Технология блокчейн все чаще изучается на предмет её потенциала для повышения прозрачности и безопасности закупок. Она может создавать неизменяемые записи транзакций, снижая мошенничество и повышая доверие.

ИИ и машинное обучение

Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (ML) используются для анализа данных о закупках, прогнозирования спроса, выявления рисков поставщиков и оптимизации стратегий закупок.

Проблемы в закупках

Соблюдение требований и регулирование:

Соблюдение местных и международных норм может быть сложным, особенно в таких отраслях, как фармацевтика, оборона и здравоохранение.

Риски поставщиков:

Надежность и финансовая стабильность поставщиков критически важны. Сбои в работе поставщиков могут существенно повлиять на операции организации.

Контроль затрат:

Балансирование затрат при обеспечении качества и соответствия требованиям является постоянной проблемой в закупках.

Технологическая интеграция:

Интеграция новых технологий с существующими системами может быть обременительной и затратной, но необходима для поддержания конкурентного преимущества.

Заключение

Закупки — это многогранная и динамичная функция, которая играет важную роль в операционной эффективности и финансовом здоровье организаций. По мере того, как технологии продолжают развиваться, будут развиваться и методы и стратегии, применяемые в закупках. Эффективное управление закупками не только экономит затраты, но и повышает общее качество и устойчивость приобретаемых товаров и услуг.

Для получения более подробных ресурсов и программных решений, связанных с закупками, вы можете изучить:

Оставаясь в курсе передовых практик, используя технологии и развивая прочные отношения с поставщиками, организации могут значительно улучшить свои процессы закупок и результаты.