Подотчетные средства

Введение

Подотчетные средства — это небольшая сумма денежных средств в форме наличности, которая используется для расходов, при которых нецелесообразно производить выплаты чеком. Термин “petty” означает, что это средства относительно незначительные, но необходимые для бесперебойного функционирования повседневных деловых операций.

Определение подотчетных средств

Подотчетные средства обычно представляют собой небольшую сумму денег, хранящуюся под рукой для незначительных деловых расходов. Эти расходы могут включать оплату почтовых услуг, офисных принадлежностей или других небольших, часто непредвиденных расходов, возникающих в течение дня.

Цель и важность

Цель наличия подотчетных средств заключается в том, чтобы избежать бумажной работы, связанной с выписыванием чеков для транзакций с небольшими суммами, и обеспечить немедленный доступ к средствам для мелких покупок. Надлежащее управление подотчетными средствами обеспечивает точную финансовую отчетность и подотчетность внутри организации.

Использование подотчетных средств

Типичные расходы

• Офисные принадлежности: Такие как ручки, блокноты или тонеры, которые неожиданно заканчиваются.
• Почтовые расходы: Для отправки документов и небольших посылок.
• Закуски и напитки: Любезности для внутренних встреч или посетителей.
• Транспорт и парковка: Быстрые выплаты для местных поездок.
• Аварийный ремонт: Мелкий ремонт, такой как починка дверной ручки.

Операции и рабочий процесс

1. Создание фонда: Фиксированная сумма наличных средств выделяется для фонда подотчетных средств из основного банковского счета, обычно управляемого назначенным ответственным за подотчетные средства.
2. Выдача: Когда возникают незначительные расходы, деньги берутся из фонда подотчетных средств и заполняется ваучер или квитанция на снятие.
3. Пополнение: Когда фонд подотчетных средств заканчивается, выписывается возмещающий чек, пополняющий фонд до его первоначальной суммы.

Пример рабочего процесса

1. Шаг 1: Выделите 500 долларов в качестве первоначального фонда подотчетных средств.
2. Шаг 2: Сотрудник А тратит 10 долларов на офисные принадлежности; он заполняет ваучер подотчетных средств и прикрепляет квитанцию.
3. Шаг 3: Ответственный регистрирует транзакцию, и теперь в фонде остается 490 долларов.
4. Шаг 4: Как только фонд достигает примерно 100 долларов, запрашивается пополнение.
5. Шаг 5: Выписывается возмещающий чек на 400 долларов, чтобы вернуть фонд к 500 долларам.

Учет подотчетных средств

Первоначальная настройка

При создании фонда подотчетных средств первоначальная журнальная проводка дебетует счет подотчетных средств и кредитует счет денежных средств.

Дебет: Подотчетные средства $500
Кредит: Денежные средства $500

Учет расходов

Каждая операция расходов должна быть правильно зарегистрирована с ваучером подотчетных средств и квитанцией.

Пополнение

При пополнении фонда обобщите все расходы подотчетных средств и выпишите чек ответственному на сумму, равную общей потраченной сумме.

Пример журнальных проводок при пополнении:

Дебет: Офисные принадлежности $10
Дебет: Транспортные расходы $30
Дебет: Прочие расходы $20
Кредит: Денежные средства $60

Закрытие

Для закрытия подотчетных средств в конце финансового периода переведите остаток подотчетных средств обратно на основной счет денежных средств.

Дебет: Денежные средства $500
Кредит: Подотчетные средства $500

Внутренний контроль

Эффективный внутренний контроль необходим для управления фондом подотчетных средств и может включать:

• Ограничение суммы денег в фонде до минимально необходимой суммы, обычно $100-$500.
• Назначение ответственного, ответственного за управление, выдачу и сверку фонда.
• Требование подтверждающей документации (ваучеров, квитанций) для всех платежей, произведенных из фонда.
• Проведение регулярных аудитов фонда подотчетных средств лицом, независимым от ответственного.

Технологии и современные решения

Цифровое управление подотчетными средствами

Для решения потенциальных неэффективностей и рисков, связанных с ручным управлением подотчетными средствами, многие компании обращаются к цифровым решениям. Эти системы предоставляют электронный метод управления транзакциями подотчетных средств и включают такие функции, как:

• Автоматическое ведение журнала транзакций.
• Цифровой захват и хранение квитанций.
• Отслеживание и отчетность в режиме реального времени.
• Улучшенные меры безопасности и соблюдения нормативных требований.

Пример

Spendesk — это программное обеспечение, которое предлагает комплексный набор инструментов для управления деловыми расходами, включая подотчетные средства. Их платформа позволяет легко отслеживать расходы, оцифровывать квитанции и лучше контролировать небольшие денежные расходы.

Заключение

Хотя подотчетные средства часто воспринимаются как незначительный аспект финансового управления, они играют критическую роль в обеспечении бесперебойной работы повседневной деловой активности. Надлежащий учет, строгий внутренний контроль и принятие современных цифровых решений могут сделать управление подотчетными средствами более эффективным, прозрачным и безопасным.

Устанавливая четкие процедуры и используя технологии, предприятия могут снизить риски, связанные с подотчетными средствами, и обеспечить более точную финансовую отчетность.