Проформа-инвойс

Проформа-инвойс — это предварительный счет продажи, отправляемый покупателям заблаговременно до отгрузки или доставки товаров. Термин “проформа” происходит от латыни, означая “для формы” или “ради формы”. Этот документ обычно включает детали о товарах, подлежащих отгрузке, такие как описания, количества и цены. В отличие от коммерческого инвойса, который выдается после завершения продажи, проформа-инвойс используется в основном для информационных или оценочных целей, для объявления стоимости торговли и для обеспечения того, чтобы все стороны были на одной волне.

Цель и функции

Оценка и котировка

Проформа-инвойс предоставляет оценку стоимости товаров или услуг, которые будут предоставлены. По сути, он функционирует как котировка, которая может быть использована для переговоров об условиях до достижения окончательного соглашения. Это может быть особенно важно для международных транзакций, где покупателям необходимо знать общую стоимость, включая доставку и потенциальные таможенные пошлины.

Юридическая и финансовая документация

Хотя проформа-инвойс не является обязательным соглашением, он предоставляет начальную основу, которая может помочь как покупателям, так и продавцам выполнить юридические и финансовые требования. Например, банки могут требовать проформа-инвойс для обработки аккредитива или других форм гарантий платежа.

Таможня и импорт

В международной торговле проформа-инвойс может служить ключевым документом для таможенных целей. Таможенные органы могут использовать этот документ для расчета пошлин и налогов на импортируемые товары. Он также помогает в получении разрешений на импорт и другой необходимой документации.

Управление запасами и цепочкой поставок

В контексте управления запасами и цепочкой поставок проформа-инвойс помогает предприятиям управлять уровнями запасов и планировать входящие поставки. Это особенно полезно для бизнеса, работающего с длительными сроками поставки или системами “точно в срок”.

Ключевые компоненты

Хорошо подготовленный проформа-инвойс обычно включает следующие элементы:

Основные детали

• Номер инвойса: Уникальный идентификатор для целей отслеживания.
• Дата выдачи: Дата создания инвойса.
• Информация отправителя: Детали продавца или экспортера, включая имя, адрес и контактную информацию.
• Информация получателя: Детали покупателя или импортера, включая имя, адрес и контактную информацию.

Описание товаров или услуг

• Описание продуктов или услуг: Детальные описания товаров или услуг, продаваемых.
• Количества: Количество единиц для каждого товара.
• Цена за единицу: Стоимость за единицу каждого товара.
• Общая цена: Общая стоимость для каждой строки, рассчитанная путем умножения цены за единицу на количество.

Финансовые детали

• Промежуточный итог: Общая стоимость до дополнительных сборов.
• Стоимость доставки: Любые затраты, связанные с транспортировкой товаров.
• Налоги и пошлины: Расчетные налоги, таможенные пошлины и другие применимые сборы.
• Общая сумма: Окончательная расчетная стоимость, включая все дополнительные сборы.

Условия оплаты

• Методы оплаты: Принятые методы оплаты, такие как банковский перевод, кредитная карта или PayPal.
• Срок оплаты: Дата, к которой ожидается оплата.
• Банковская информация: Детали, необходимые для банковских переводов, включая название банка, номер счета и код SWIFT.

Доставка и обработка

• Метод доставки: Вид транспорта, такой как авиаперевозка, морская перевозка или курьерская служба.
• Инкотермс: Международные коммерческие термины, определяющие обязанности и риски по доставке между покупателем и продавцом. Распространенные Инкотермс включают FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, Freight) и DDP (Delivered Duty Paid).
• График доставки: Ожидаемые даты отправки и доставки.

Случаи использования

Транзакции B2B

В транзакциях между предприятиями (B2B) проформа-инвойс помогает в бюджетном планировании и финансовом прогнозировании. Он помогает компаниям управлять денежным потоком и соответствующим образом распределять средства перед окончательной покупкой.

Международная торговля

Для международной торговли проформа-инвойс необходим для соблюдения различных правил. Он упрощает процесс получения импортных лицензий и гарантирует, что обе стороны понимают условия и затраты, связанные с транзакцией.

Индустрия услуг

В отраслях, основанных на услугах, таких как консалтинг или разработка программного обеспечения, проформа-инвойс определяет объем работы, расчетные затраты и условия оплаты. Это помогает обеим сторонам согласовать ожидания и избежать любых недоразумений.

Стартапы и МСП

Стартапы и малые и средние предприятия (МСП) часто используют проформа-инвойсы для эффективного управления ограниченными ресурсами. Предоставляя четкие и детальные оценки, эти предприятия могут легче обеспечить финансирование или займы и лучше планировать свои финансовые стратегии.

Создание проформа-инвойса

Программное обеспечение для инвойсов

Многие программные решения могут генерировать проформа-инвойсы, такие как QuickBooks, FreshBooks и Xero. Эти платформы предлагают шаблоны и инструменты для настройки инвойса в соответствии с бизнес-требованиями.

Ручное создание

Для небольших предприятий или менее частых транзакций проформа-инвойс также может быть создан вручную с использованием инструментов, таких как Microsoft Excel или Google Sheets. В Интернете доступны различные шаблоны, которые можно адаптировать к конкретным потребностям.

Онлайн-платформы

Несколько онлайн-платформ, таких как Invoice Home и Zoho Invoice, предоставляют простые в использовании интерфейсы для создания и отправки проформа-инвойсов. Эти сервисы часто включают дополнительные функции, такие как отслеживание и обработка платежей.

Преимущества и недостатки

Преимущества

• Ясность и прозрачность: Предоставляет четкий обзор затрат и условий, снижая риск недоразумений.
• Финансовое планирование: Помогает обеим сторонам составить бюджет и спланировать транзакцию.
• Соблюдение законодательства: Облегчает соблюдение финансовых и таможенных правил.
• Инструмент переговоров: Служит основой для переговоров об окончательных условиях и положениях.

Недостатки

• Необязательная природа: Поскольку это не юридически обязывающий документ, он не предлагает юридической защиты или возможности обращения в суд.
• Потенциал неточностей: Оценки не всегда могут соответствовать окончательным суммам инвойса, что приводит к расхождениям.

Заключение

Проформа-инвойс является бесценным инструментом как в внутренней, так и в международной торговле, предлагая ясность, прозрачность и основу для финансового планирования и соблюдения законодательства. Предоставляя предварительный обзор затрат и условий, он помогает предприятиям эффективно управлять своими ресурсами и облегчает более плавные транзакции. Независимо от того, являетесь ли вы стартапом, МСП или устоявшимся предприятием, понимание того, как создавать и использовать проформа-инвойс, может значительно повлиять на ваши деловые операции и финансовое здоровье.